Zorg voor structuur in een coachingsgesprek

Systemisch coachen is een gedisciplineerde aanpak die individuen en teams helpt te bepalen wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen. In deze vierde blogpost over Systemisch coachen in de context van Agile en Verandermanagement, introduceren we een structuur die je kunt volgen in je coachingsgesprekken.
Je kunt deze post ook lezen in

Welkom bij de vierde blogpost van onze vijfdelige serie over systemisch coachen in de context van Agile en verandermanagement.

In onze vorige blogonderzochten we de vitale aspecten van nieuwsgierigheid, luisteren en het belang van het identificeren van sleutelwoorden tijdens coachinggesprekken. Inzicht in deze elementen legt de basis voor effectieve coaching. Als je het gemist hebt, kun je het inhalen hier.

Laten we nu overgaan naar een ander cruciaal aspect van coaching: een gestructureerde aanpak van je coachinggesprekken. Een coachingsgesprek is niet zomaar een vrijblijvend praatje; het is een toegewijde interactie voor individuen of teams die belangrijke veranderingen willen maken of inzichten willen krijgen in belangrijke zaken. Om je te begeleiden in deze reis, bespreken we de twee niveaus van coachinggesprekken, het belang van het metaniveau en de verschillende checkpoints om een gerichte en waardevolle dialoog te garanderen.

Hier is de volledige lijst met blogberichten in deze serie voor het geval je direct naar een van de onderwerpen wilt gaan:

De structuur van het coachinggesprek

Een coachingsgesprek is niet zomaar een gesprekje over hoe het gaat of niet gaat. Coachingsgesprekken zijn voor geëngageerde individuen of teams (coachees) die een belangrijke verandering willen maken of wijzer willen worden over een belangrijke zaak. Om je te helpen slagen als coach, kun je een structuur aanbrengen in het coachinggesprek die jou en de coachee helpt om het gesprek te focussen op de belangrijkste kwestie en acties te vinden om resultaat te halen. Het is belangrijk om te onthouden dat een coachinggesprek iets is dat je samen met de coachee vormgeeft, en op het moment dat het gesprek door hem of haar gewenst is. Als coach neem je de coachees nooit mee naar plaatsen waar ze niet heen willen - dat zou strikt buiten de lijntjes zijn. In plaats daarvan stel je ze in staat om te komen waar ze willen door ze te helpen reflecteren op de belangrijke zaken.

De twee niveaus van het coachinggesprek

De Deense systemische denker Jacob Storch, is de ontwerper van het model dat we hier gebruiken, en zoals de figuur hierboven laat zien, kan een coachingsgesprek op twee niveaus worden gevoerd: A) Het gespreksniveau en B) Het metaniveau. Als coach handel je voortdurend op beide niveaus. De coachee bevindt zich primair op het gespreksniveau, maar zal van tijd tot tijd door jou worden uitgenodigd op het metaniveau.

Het conversatieniveau is waar het gesprek plaatsvindt. Hier gebruik je de drie niveaus van luisteren en het vormen van vragen op basis van sleutelwoorden zoals vermeld in de vorige blogpost. De coachee zal je vragen ook op dit niveau beantwoorden.

Het metaniveau is waar je het gesprek ontwerpt en erop reflecteert. Hier bepaal je welke krachtige vragen je gaat stellen (mogelijk op basis van het Karl Tomm model, dat in de volgende blogpost wordt beschreven), welke hypotheses je gaat formuleren en in welke richting je het gesprek vervolgens gaat sturen. Als coach kun je jezelf voorstellen als een derde oog dat het gesprek vanaf dit niveau observeert en je bewustzijn over de stroom van het gesprek en de antwoorden die je krijgt gebruikt om je te helpen de juiste beslissingen te nemen.

Afspraak op het Meta-niveau

Zoals gezegd zul je van tijd tot tijd de coachee uitnodigen om mee te doen op metaniveau. Het doel hiervan is om een gesprek te hebben over het gesprek, samen te werken aan het vormgeven van het gesprek, te reflecteren op de learnings tot nu toe, en beslissingen te nemen over hoe nu verder.

Er zijn normaal gesproken ten minste drie gelegenheden voor een ontmoeting op metaniveau: 1) het contract voor het gesprek opstellen, 2) een check-up tijdens het gesprek en 3) wanneer je het gesprek afsluit. Maar voordat je begint met het opstellen van het contract, moet je wat tijd besteden aan het leggen van contact met de coachee. Hier is kletsen oké, zolang je maar stuurt in de richting van het starten van het coachinggesprek. Contact maken helpt mensen te ontspannen en zich zeker te voelen om vrijuit te spreken.

Hoe u het contract kunt opstellen

Bij het opstellen van het contract nodig je de coachee uit voor een dialoog over het gesprek dat jullie gaan voeren. Hier kun je vragen stellen als:

  • "Wat is het onderwerp waar je dieper op in wilt gaan en inzichten over wilt krijgen?"
  • "Hoe kan ik u het beste van dienst zijn tijdens het gesprek?", 
  • "Zijn er vragen die je vooral wilt dat ik stel of vragen die je absoluut niet wilt dat ik stel?"
  • "Als dit gesprek over xx minuten voorbij is, waar wil je dan staan, wat hoop je geleerd te hebben?". 

Een goede gewoonte is om de coachee het doel van het gesprek te laten formuleren in één korte zin - en als coach deze te onthouden door hem zelf op te schrijven.

Nu kan het coachinggesprek beginnen - meestal door vragen te formuleren op basis van sleutelwoorden uit de afgesproken doelen voor het gesprek.

Controles uitvoeren

Tijdens het gesprek kun je van tijd tot tijd een check-up doen om het gesprek te evalueren. Hier kun je het geleerde tot nu toe samenvatten en beslissen wat de volgende stap is. Check-ups helpen om het gesprek on-the-fly te co-designen met als doel om er zoveel mogelijk waarde in te brengen. Zie het als een soort inspecteren-en-aanpassen op metaniveau.

Je kunt check-ups gebruiken wanneer je het gevoel hebt dat het gesprek op een kruispunt staat, zodat je beslissingen kunt nemen over welk pad je nu moet volgen. Wees nederig en ga er niet vanuit dat jouw persoonlijke beslissing het beste pad zal zijn. Vraag het in plaats daarvan aan de coachee en volg hun keuze. Onthoud: het gaat niet om jou! Het gaat om de coachee!

Je kunt check-ups ook gebruiken om opnieuw te onderhandelen over het contract als je je realiseert dat een ander onderwerp belangrijker lijkt.

Je kunt zoveel controles uitvoeren als je nodig acht en vragen stellen als: 

  • "Laten we het samenvatten: We hebben het gehad over .... en ..., en zijn erachter gekomen dat .... . Wilt u hier verder op ingaan, of gaat u liever verder en kijkt u naar andere opties? Wat zou dit zijn?"
  • "Zoals ik het zie, kunnen we ofwel in de richting van ... gaan of in de richting van ... . Misschien zie je nog een derde richting. Waar wil je vanaf hier naartoe?"
  • "In het begin van dit gesprek hebben we afgesproken om over het onderwerp te praten: ... . Het lijkt mij dat we het nu meer hebben over het onderwerp ... . Wil je terugkeren naar het afgesproken onderwerp of is het onderwerp waar we het nu over hebben belangrijker? Wil je het afgesproken onderwerp veranderen?".

Als de controle voorbij is, kun je het gesprek voortzetten, rekening houdend met de beslissingen die jullie net samen hebben genomen.

Bepaal de volgende stappen, eindigend met een duidelijke conclusie

Tegen het einde van het gesprek is het tijd om een conclusie te trekken die focust op de specifieke stappen die de coachee gaat doen om de gewenste verandering te implementeren. Laat de coachee de conclusie uitspreken in plaats van dat jij het doet. Dat bevordert het verantwoordelijkheidsgevoel. Onthoud: het is niet jouw oplossing - het is de oplossing van de coachee!

Het is een goede gewoonte om als vervolg op het gesprek te vragen wat de volgende stap zal zijn, wanneer die zal zijn gezet en hoe je zult weten dat dit is bereikt. Op de laatste vraag zal degene(n) die je coacht meestal iets antwoorden als: "Je krijgt een mail om te laten weten hoe het is gegaan". Jouw antwoord kan dan, in dienst van het andere deel, zijn: "En als ik die mail niet krijg, is het dan nuttig voor jou als ik je vraag hoe het is gegaan?". Deze houding verscherpt het bewustzijn over het coachinggesprek als iets dat een doel dient, in plaats van gewoon een gesprekje te zijn over het leven, het universum en andere zaken.

Sluit af met vragen om feedback

Ten slotte moet je als coach die je vaardigheden wil verbeteren ook feedback vragen over het coachinggesprek. Stel vragen als: "Hoe was dit gesprek voor jou?", "Wat heb ik gedaan dat vooral nuttig voor je was?" en "Welke vragen ben ik vergeten te stellen?".

Ontvang de feedback met dankbaarheid, stel misschien verduidelijkende vragen, maar ga niet in discussie over of de feedback goed of fout was. Het gaat erom hoe de coachee of het team jouw coaching heeft ervaren. Er zit waarschijnlijk een punt achter de feedback, of je het nu leuk vond of niet.

We hopen dat je deze inzichten waardevol vindt als je je reis in coachingsgesprekken voortzet. Blijf op de hoogte voor onze volgende blogpostwaar we ons zullen verdiepen in de kunst van het opstellen van krachtige vragen, een cruciale vaardigheid voor het bevorderen van diepe reflectie en transformatieve verandering.

Delen:

Structuur coachingsgesprek

Gerelateerde blogposts

Schermafbeelding

Welke competenties moet een Agile Coach hebben?

Bij Agile transformaties wordt de rol van een Agile coach vaak verkeerd begrepen. Velen richten zich op processen en kaders en verwaarlozen de menselijke aspecten zoals vertrouwen, relaties, cultuur en psychodynamiek. Deze post onderzoekt de belangrijkste competenties die een Agile coach zou moeten bezitten en benadrukt het belang om meer te handelen als psychologen, antropologen of sociologen in plaats van ingenieurs. Door een balans te vinden tussen kennis van Agile raamwerken en begrip van menselijke dynamiek, kunnen Agile coaches individuen en teams in staat stellen om eigenaarschap te nemen van hun Agile reis en te zorgen voor duurzame, betekenisvolle transformaties.

Uw strategie voor het stellen van krachtige vragen

Het stellen van de juiste vragen is een uitdagende taak, vooral wanneer je je eigen mening niet wilt opdringen aan de persoon of het team dat je coacht. In deze vijfde en laatste blogpost over systemisch coachen gaan we dieper in op de vier vraagtypes van Karl Tomm.

Gerelateerde training

Verwante bronnen

Hoe voer ik een Retrospective uit?

Het uitvoeren van een effectieve retrospectieve is cruciaal voor continue verbetering in Agile teams. Als je ooit het gevoel hebt gehad dat de retrospectives van je team richting missen of geen bruikbare inzichten opleveren, dan...

Vijf verschillende bruggen

Vijf manieren om consensus te bereiken

Ontdek vijf effectieve strategieën om consensus te bereiken en samenwerking binnen je team of organisatie te bevorderen.

Een kameleon op een blad

Wat is Veranderingsbeheer? .

Ontdek de essentiële principes en strategieën van verandermanagement in dit verhelderende artikel.

Meer berichten

We kunnen meedenken
hoe we kunnen helpen!

Vind je onze artikelen leuk? Nog beter, je kunt ons persoonlijk spreken! Neem contact met ons op zodat we iets kunnen plannen!