Coachen wat er tussen ons gebeurt

Profiel van Mogens Ejby Villadsen, medeoprichter van Better Change Consulting

“Teamprestaties hebben vooral te maken met wat er tussen ons gebeurt.”
Zo begint Mogens Ejby Villadsen wanneer hem wordt gevraagd wat een team succesvol maakt. Zijn visie is eenvoudig maar krachtig: individuele bijdragen zijn belangrijk, maar de echte prestatieverbetering komt voort uit de ruimte tussen mensen – hoe ze met elkaar omgaan, zich op elkaar afstemmen en samen leren.

Voordat hij coach werd, werkte Mogens zelf vele jaren in ontwikkelingsteams. Hij ervoer uit eerste hand hoe getalenteerde specialisten vaak worstelden, niet vanwege een gebrek aan vaardigheden, maar omdat samenwerking, verwachtingen en doelstellingen onduidelijk waren. Die vroege jaren hebben zijn aanpak gevormd. Ze hebben de basis gelegd voor het werk dat hij vandaag de dag doet: teams helpen elkaars intenties te begrijpen, een gezamenlijke richting te vinden en onnodige wrijving te verminderen.

Dit vroege inzicht werd het startpunt voor zijn professionele carrière.

De afgelopen twintig jaar heeft Mogens organisaties in heel Europa en het Midden-Oosten geholpen om die inzichten om te zetten in praktische verbeteringen in de manier waarop teams samenwerken en presteren.

Als medeoprichter van Better Change Consulting werkt hij samen met teams in sectoren variërend van gezondheidszorg en energie tot geavanceerde productie. Zijn coaching bevindt zich op het snijvlak van menselijke dynamiek, leren en systeemontwerp – een mix van empathie, duidelijkheid en data.

Ik zou zeggen dat ongeveer 70 procent van mijn werk bestaat uit het vormgeven van het sociale systeem.

“Ik zou zeggen dat ongeveer 70 procent van mijn werk bestaat uit het vormgeven van het sociale systeem, en de rest uit de mechanica”, legt hij uit. “Sommige teams weten al Scrum of Kanban. Anderen hebben de basis nodig. Maar in alle gevallen is het zo dat vooruitgang pas mogelijk wordt als ze beginnen te zien hoe hun werk samenhangt.”

Zien wat de stroom blokkeert

Wanneer Mogens in een nieuwe teamomgeving terechtkomt, observeert hij eerst voordat hij ingrijpt. De aanwijzingen waarnaar hij op zoek is, vindt hij niet in de backlog, maar in het gedrag.

“Verwarring over doelstellingen, aarzeling om te spreken, overdreven beleefde gesprekken – dat zijn signalen”, zegt hij. “Je merkt het ook wanneer mensen excuses verzinnen of stil worden tijdens stand-ups. Lichaamstaal zegt veel.”

In plaats van het proces te corrigeren, begint hij met reflectie. “Ik beschrijf wat ik waarneem en nodig het team uit om zich af te vragen waarom dit gebeurt. Ik ben bewust en expliciet nieuwsgierig. Die toon is belangrijk, omdat die veiligheid uitstraalt. Soms leg ik een klein concept uit, zoals hoe prognoses of snelheid werken, gewoon om onduidelijkheden weg te nemen en te laten zien dat ik kan helpen.”

Het vroege onderwijs heeft een tweeledig doel: misverstanden uit de weg ruimen en geloofwaardigheid opbouwen zonder de leiding over te nemen. “Het is belangrijk dat ze zien dat ik mijn vak verstaan, maar ook dat ik er niet ben om hen te dwingen het op mijn manier te doen. Mijn rol is hen te helpen de manier te vinden die voor hen zinvol is.”

Momenten waarop vertrouwen zichtbaar wordt

Naarmate de gesprekken intensiever worden en het team zich steeds meer op zijn gemak voelt bij het onderzoeken van zijn eigen patronen, begint er een ander soort signaal te verschijnen.

Mogens ziet vertrouwen ontstaan door een patroon van kleine maar betekenisvolle signalen. Een daarvan doet zich voor wanneer een team, midden in een gespannen discussie, even pauzeert en hem om zijn mening vraagt.

“Ze vragen me niet om voor hen te beslissen. Ze vragen het omdat ze geloven dat ik hen zal helpen nadenken. Dan weet ik dat ze me toelaten.”

Vertrouwen kan zich ook op stillere manieren uiten. Hij herinnert zich een teamlid dat ooit zei: “Ik weet niet wat je doet, maar ik werk beter als jij er bent.” Opmerkingen als deze laten een diepere verandering zien: meer duidelijkheid, focus of zelfvertrouwen, simpelweg door de gesprekken die hij faciliteert.

Voor Mogens is vertrouwen niet hetzelfde als gehoorzaamheid. Het is een uitnodiging om samen met het team betekenis te geven aan hun werk. Onderzoek sluit aan bij deze visie. Een grote meta-analyse door De Jong en Dirks, waarbij meer dan 7.700 teams werden onderzocht, bleek dat vertrouwen binnen teams consequent gepaard gaat met betere prestaties.

Methoden die verbinding creëren

Mogens’ praktijk is gebaseerd op systemisch en waarderend onderzoek. Twee van zijn kenmerkende formats—Markt van vaardigheden, ontwikkeld door Peter Lang, en Future-spective 5F, dat Mogens heeft ontwikkeld als een aanpassing van het 5F-teamcoachingraamwerk, helpen teams hun sterke punten te herontdekken en vorm te geven aan hoe ze willen samenwerken.

“Als ik de tijd en plaats met het team kan regelen, doe ik de marktoefening”, legt hij uit. “Het is een manier voor mensen om te delen wat ze meebrengen en wat ze willen leren. Het maakt ze bewust van hoe ze elkaar kunnen steunen.”

Het afstemmen van verwachtingen loopt als een rode draad door al zijn activiteiten. “Het verduidelijken van verwachtingen – naar en van en binnen het team – is een continu proces. Mensen trainen om verwachtingen op elkaar af te stemmen is een van de fundamenten van teamwork. Het lijkt meer op het navigeren van een koers dan op het volgen van een geplande procedure; je controleert regelmatig de richting, vooral in het begin, en je gaat door naarmate de omstandigheden veranderen.”

Coaching waar structuur en leren samenkomen

De bredere aanpak van Better Change combineert menselijk inzicht met data. Doorlooptijd, flowmetrics en leercirkels fungeren als spiegels in plaats van doelstellingen. “Naar mijn mening is teamprestatie gelijk aan de gerealiseerde waarde gedeeld door de kosten om deze waarde te realiseren”, zegt Mogens. “Als je dit wilt verbeteren, moet je sneller leren en je inspanningen richten op wat echt belangrijk is.”

Voor leidinggevenden is dit belangrijk omdat het systemen creëert waarin teams sneller leren, effectiever samenwerken en met minder verrassingen presteren.

Dit vat zijn filosofie samen: waarde ontstaat uit gedeeld leren, en gedeeld leren ontstaat uit sterke relaties.

Een coach die verbindt

Klanten omschrijven zijn sessies als boeiend, hersenvriendelijk en praktijkgericht. Hij luistert, daagt uit en helpt teams patronen in hun eigen werk te ontdekken.

“Echte agility begint wanneer mensen zien hoe hun werk met elkaar verband houdt”, zegt hij. “Wanneer leren continu is en beslissingen worden genomen op basis van wat waarde oplevert, niet op basis van wat plannen vult.”

Of hij nu in een workshop in Denemarken zit, samenwerkt met een productteam in Noorwegen of een virtuele sessie faciliteert met leiders uit Azië, Europa en de VS, zijn aanpak blijft hetzelfde: zichtbaar maken wat er tussen mensen gebeurt, reflectie begeleiden en dit omzetten in collectieve capaciteit.

Zijn werk draait uiteindelijk om mensen helpen samen succesvol te zijn, niet door harder te werken, maar door elkaar beter te begrijpen.