Umwandlung eines Start-ups mit Kanban für nachhaltiges Wachstum

Das Unternehmen und die ersten Herausforderungen

In dieser Fallstudie geht es um ein kleines, etwa zwei Jahre altes Start-up-Unternehmen im Bereich der zielgerichteten Werbung mit etwa 45 Mitarbeitern. Das Unternehmen war kürzlich von einem größeren Unternehmen übernommen worden und erlebte ein schnelles Wachstum, wobei sich die Zahl der Mitarbeiter innerhalb eines Jahres mehr als verdoppelte. Das schnelle Expansionstempo brachte jedoch neue Schwierigkeiten mit sich, so dass das Unternehmen bald mit betrieblichen Ineffizienzen, geringem Engagement der Mitarbeiter und Wissenssilos zu kämpfen hatte.

Obwohl das Unternehmen in seiner Nische erfolgreich war, kämpfte es mit mehreren internen Problemen. Die Teammitglieder beklagten sich häufig darüber, dass die Projekte zu lange dauerten, und es herrschte ein durchdringendes Gefühl der Frustration in der gesamten Organisation. Die Silo-Struktur führte dazu, dass die Teams nicht effektiv zusammenarbeiteten, und kritisches Wissen war oft nur bei einigen wenigen Personen vorhanden. Mit zunehmender Größe des Unternehmens wurde deutlich, dass diese Probleme die Fähigkeit behinderten, den Kunden einen beständigen Mehrwert zu bieten. Die Unternehmensleitung erkannte, dass das zukünftige Wachstum des Unternehmens gefährdet war, wenn sich die Art und Weise, wie die Arbeit verwaltet und ausgeführt wurde, nicht grundlegend änderte.

Wichtige Beobachtungen

Bei näherer Betrachtung traten mehrere zusätzliche Herausforderungen zutage. Das technische Umfeld des Unternehmens war besonders komplex, aber es stützte sich stark auf elektronische Tools wie Jira, um die Arbeit zu verfolgen. Darüber hinaus wurde Scrum seit etwa 2 Jahren erprobt, ohne dass es greifbare Vorteile gebracht hätte. Dies förderte eine Anti-agile-Kultur innerhalb des Unternehmens, wobei die allgemeine Meinung lautete: "agile funktioniert hier nicht." Die Antwort auf die Einführung von etwas Neuem war eine fest verschlossene Tür.

Außerdem mangelte es dem Unternehmen an Transparenz und Vorhersehbarkeit bei der Umsetzung. Projekte kamen oft ins Stocken, und das Fehlen klarer Prioritäten führte zu Verwirrung und Ineffizienz. Die Interessengruppen, einschließlich der Kunden, fühlten sich von den Tätigkeiten des Unternehmens abgekoppelt, und das Engagement war gering. Darüber hinaus beeinträchtigte der Druck, eine Vielzahl ungeplanter Aufgaben zu bewältigen, die Fähigkeit des Teams, sich auf wichtige Initiativen zu konzentrieren.

Schritte zur Transformation: Die Einführung von Kanban

Das Unternehmen erkannte die Notwendigkeit einer transformativen Lösung und entschied sich für einen "Kanban by stealth"-Ansatz, bei dem Kanban-Praktiken eingeführt wurden, ohne die Methode ausdrücklich zu nennen. Auf diese Weise konnte man sich auf die Erzielung von Geschäftsverbesserungen konzentrieren, anstatt über die Details der agile-Rahmenwerke zu diskutieren. Der visuell basierte Ansatz konzentrierte sich auf die Verbesserung des Arbeitsflusses, die Schaffung von Fokus und die Verbesserung der Zusammenarbeit im Team. Der Ansatz sollte dem Unternehmen helfen, Ordnung in seine Abläufe zu bringen, ohne alles auf einmal überarbeiten zu müssen - keine große Umstellung, keine neuen Rollen oder Verantwortlichkeiten. Die Kanban-Philosophie "beginne mit dem, was du jetzt tust" ermöglichte es dem Unternehmen, Änderungen schrittweise umzusetzen, was die Anpassung erleichterte und gleichzeitig den Widerstand verringerte, den große Änderungsinitiativen hervorrufen.

Erste Aktivitäten

• Interviews und Bewertung: In einem ersten Schritt wurden ausführliche Interviews mit Teammitgliedern, Managern und Interessenvertretern geführt, um die wichtigsten Probleme zu verstehen. Diese Gespräche ergaben einen Mangel an Kommunikation zwischen den Teams, unklare Projektprioritäten und die Tendenz, an zu vielen Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten, was zu Engpässen und Verzögerungen führte.

• Maßgeschneiderte Ausbildung: Sowohl für die Führungskräfte als auch für die Teammitglieder wurden Schulungsworkshops organisiert, die ihnen dabei halfen, einfache, aber wirksame Praktiken anzuwenden, wie z. B. die Visualisierung der Arbeit, die Schaffung von Schwerpunkten (Begrenzung des WIP) und die Verbesserung der Zusammenarbeit und Transparenz. Diese Schulung diente auch dazu, ein gemeinsames Verständnis dafür zu schaffen, wie das Unternehmen seine betrieblichen Herausforderungen angehen kann.

• Implementierung von Visual Management: Das Unternehmen verließ sich nicht mehr ausschließlich auf elektronische Tools wie Jira, sondern verwendete visuelle Aufgabentafeln, die den Arbeitsablauf in einem greifbareren und leichter zugänglichen Format darstellten. Dieses neue System ermutigte die Teams, während der Besprechungen "über die Tafel zu gehen", wobei sie mit der Besprechung der Arbeit auf der rechten Seite der Tafel begannen und sich schrittweise nach oben arbeiteten, wobei sie sich auf die Aufgaben konzentrierten, die blockiert waren und sich seit der letzten Besprechung verändert hatten. Durch die Visualisierung der Arbeit auf einer Tafel wurde es für die Teams einfacher, den Status der verschiedenen Punkte zu sehen, Blockaden zu erkennen und gemeinsam an der Lösung von Problemen zu arbeiten. Dieser Ansatz ermöglichte auch eine bessere Wissensverteilung, da Teammitglieder, die zuvor über kritische Informationen verfügten, ihre Erkenntnisse nun effektiver teilen konnten.

• Gestaltung und Erstellung von Tickets: Ein wichtiger Teil der Implementierung war die Erstellung von Tickets, die die verschiedenen Arten von Aufgaben und die zu ihrer Erledigung erforderlichen spezifischen Schritte widerspiegeln. Mit diesem Ticket-System war es einfacher, verschiedene Projekte zu verfolgen, zwischen geplanten und ungeplanten Aufgaben zu unterscheiden und sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen fiel. Die Teams konnten nun die Arbeit nach Typ klassifizieren, was ihnen half, Prioritäten zu setzen und das Arbeitsaufkommen besser zu verwalten.

• Einbindung von Stakeholdern: Die Einbindung von Kunden und internen Stakeholdern war ein wesentlicher Bestandteil der Verbesserung. Durch den Kanban-Ansatz wurde die Arbeit für externe Parteien sichtbarer, was ihnen einen besseren Einblick in den Fortschritt verschaffte und sie in die Lage versetzte, zeitnahes Feedback zu geben. Diese Transparenz verbesserte die Beziehungen zu den Beteiligten, da sie sich stärker einbezogen fühlten und zur Steuerung der Arbeit beitragen konnten.

• Metriken und kontinuierliches Feedback: Das Team führte auch neue Messgrößen ein, um die Leistung und Verbesserung im Laufe der Zeit zu überwachen. Zu diesen Messgrößen gehörten die Verfolgung des Gleichgewichts zwischen geplanter und ungeplanter Arbeit, die Überwachung der Aufgabenerledigungszeiten und die Messung der Geschwindigkeit des Teams. Es wurden kontinuierliche Feedbackschleifen eingerichtet, um sicherzustellen, dass das System flexibel bleibt und sich an alle neuen Herausforderungen anpassen lässt.

Die Auswirkungen der Änderungen

Die Einführung von Kanban führte zu mehreren unmittelbaren und langfristigen Verbesserungen. Erstens sorgte die visuelle Aufgabentafel für Klarheit in den Teams, was eine bessere Zusammenarbeit ermöglichte und den Zeitaufwand für unnötige Besprechungen und Aufgabenaktualisierungen erheblich reduzierte. Die Teams waren in der Lage, Engpässe schneller zu erkennen, so dass sie ihre Anstrengungen auf Aufgaben mit hoher Priorität konzentrieren und bestehende Arbeiten abschließen konnten, bevor sie neue Projekte in Angriff nahmen.

Als das Unternehmen Kanban einführte, verbesserte sich die Zufriedenheit der Stakeholder deutlich. Die durch das visuelle System geschaffene Transparenz bedeutete, dass die Beteiligten in Echtzeit über den Fortschritt informiert wurden, was ihr Vertrauen in die Lieferfähigkeit des Unternehmens stärkte. Das Führungsteam bemerkte auch, dass sich die Vorhersehbarkeit der Arbeitsabläufe drastisch verbesserte - Aufgaben wurden rechtzeitig abgeschlossen, und die Notwendigkeit von Schätzungen oder Größenangaben für Aufgaben wurde reduziert.

Darüber hinaus verbesserte sich die Zusammenarbeit zwischen den Teams, die zuvor ein großes Problem darstellte, da Kanban ein Umfeld förderte, in dem der Austausch von Wissen üblicher wurde. Die Teams waren motivierter und engagierter und fühlten sich gemeinsam für ihre Arbeit verantwortlich. Die Verringerung ungeplanter Aufgaben und Unterbrechungen führte zu einer spürbaren Steigerung der allgemeinen Zufriedenheit und Produktivität des Teams.

Abschließende Ergebnisse und Lehren aus den Erfahrungen

Nach einigen Monaten der Anwendung von Kanban konnte das Unternehmen deutliche Veränderungen feststellen. Die technische Komplexität wurde effektiver gehandhabt, und die Zahl der technischen Engpässe ging deutlich zurück. Das Führungsteam berichtete von einem erheblichen Rückgang ungeplanter Arbeiten und Ausfälle, was zu einem reibungsloseren Betrieb beitrug. Das Unternehmen stellte auch eine allgemeine Steigerung der Geschwindigkeit fest, insbesondere nach der Verfeinerung des Prozesses und der Reduzierung der Anzahl aktiver Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Der Chief Technology Officer (CTO) reflektierte über die Reise und betonte, dass das einfache, aber wirkungsvolle Kanban-Prinzip "mit dem beginnen, was man jetzt tut" der Schlüssel zur Transformation war. Die Macht der Visualisierung erwies sich als unschätzbar, und das Unternehmen erkannte, wie wichtig Geduld und Beharrlichkeit für das Erreichen dauerhafter Veränderungen sind. Mit der Zeit verbreitete sich der Einsatz von Kanban auch in anderen Bereichen des Unternehmens und schuf eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Abschließend lässt sich sagen, dass der Weg des Unternehmens von betrieblicher Ineffizienz zu nachhaltigem Wachstum durch Kanban ein klares Beispiel dafür ist, wie ein strukturierter, visueller Ansatz ein Unternehmen neu beleben kann. Durch die Konzentration auf Zusammenarbeit, Transparenz und kontinuierliche Anpassung war das Start-up in der Lage, seine Herausforderungen in Chancen zu verwandeln und eine solide Grundlage für künftiges Wachstum und Erfolg zu schaffen.