Deze 3 betekenissen zorgen voor verwarring omdat ze vaak verwisseld of volledig verkeerd begrepen worden.

Kanban - een Japans zelfstandig naamwoord

Ten eerste is er het woord Kanban. Dit is een Japans woord (een zelfstandig naamwoord) dat vrij vertaald "signaalkaart" of "wegwijzer" betekent. In wezen wordt het woord gebruikt om een fysiek teken te beschrijven dat informatie overbrengt. Het woord bestaat al lang in het Japanse lexicon, lang voordat Toyota het begon te gebruiken om de just-in-time pull-systemen te beschrijven die ze ontwikkelden als onderdeel van hun productieproces. Dit leidt tot de tweede definitie...

Kanban, wat een Kanban-systeem betekent

Kanban-systemen werden in de jaren vijftig voor het eerst ontwikkeld door Taiichi Ohno, een industrieel ingenieur bij Toyota. Na een reis naar de VS raakte hij geïnspireerd door hoe supermarkten net genoeg voorraad konden bestellen om de goederen die klanten hadden gekocht aan te vullen en zo een overaanbod aan voorraad tot een minimum te beperken.  

In de jaren 1950 concurreerde Toyota met de grote Amerikaanse bedrijven Ford en General Motors. Deze gevestigde en rijke organisaties konden het zich veroorloven om een overvloed aan voorraad in opslag te hebben. Toyota kon dat echter niet! Ze moesten een manier vinden om een gestage voorraadstroom te handhaven die precies op het juiste moment aankwam, zodat er minder dure, ongebruikte voorraad in magazijnen hoefde te worden opgeslagen. 

Dit werd bereikt door een fysieke kaart in een doos met onderdelen te plaatsen. Als de onderdelen op zijn en de doos bijna leeg raakt, wordt de kaart "stroomopwaarts" naar de leverancier gestuurd. Op de kaart staat een bestelling voor nog een doos met onderdelen. Deze doos wordt dan afgeleverd net zoals de oude doos leeg raakt, waardoor de doos met onderdelen “just-in-time” wordt aangevuld.

Natuurlijk staat in het Japans een fysieke kaart die bepaalde informatie overbrengt bekend als een Kanban, en zo werden Kanban-systemen geboren. Maar er is meer aan de hand dan dat.  

Als de kaart "stroomopwaarts" in het productieproces beweegt, is het eigenlijk een "pull"-signaal dat aangeeft dat het stroomafwaartse deel van het systeem nu klaar is voor meer artikelen. In een Kanban-systeem is het pull-signaal stroomopwaarts dus de Kanban - NIET het product dat stroomafwaarts stroomt!

Een Kanban Systeem is dus een systeem waarbij Kanbans (treksignalen) in omloop zijn. En toevallig worden Kanban Systemen vaker gebruikt dan we misschien denken.

Een van de grote voordelen van een Kanban-systeem is dat het de entiteit die het Pull-signaal afgeeft beschermt tegen overbelasting. Stel je ons productieproces en de doos met onderdelen nog eens voor. Stel je voor dat er in plaats van één doos twintig dozen aankomen. Het station dat de onderdelen verbruikt, wordt dan "overbelast" met te veel dozen met onderdelen. In dit voorbeeld is dat misschien niet zo erg, maar er zijn andere situaties waarin overbelasting een probleem is.

De Paleistuinen in Tokio is zo'n voorbeeld. Het is een ommuurde siertuin die populair is bij bezoekers. In de lente trekt de kersenbloesem echter meer bezoekers dan de tuin kan herbergen. Als al deze bezoekers in de tuin worden toegelaten, zou dat buitensporige schade veroorzaken en geen prettige ervaring zijn. Om te voorkomen dat de tuin (het systeem) te veel bezoekers krijgt (overbelasting), is er een eenvoudig systeem. Als bezoekers arriveren, nemen ze een kaart van een stapel kaarten bij de toegangspoort. Het aantal beschikbare kaarten komt overeen met het aantal bezoekers dat de tuin comfortabel kan ontvangen. Als alle kaarten zijn ingenomen, kunnen er geen bezoekers meer de tuin in tot een spannende bezoeker zijn kaart weer inlevert.

Daarom hebben we een Kanban-systeem. Het systeem dat wordt beschermd tegen overbelasting is de tuin. De kaarten zijn Kanbans omdat ze een Pull-signaal zijn dat aangeeft dat de tuin meer mensen aankan.

De Kanban-methode

Ten slotte is de 3de definitie van Kanban De Kanban Methode - de "agile" methode die gebruikt wordt om kenniswerk te beheren. Het is de methode die wordt vergeleken met Scrum en vaak (en ten onrechte) wordt gezien als een alternatief!

De Kanban-methode gebruikt visuele modellen, vaak afgebeeld als borden (maar niet altijd), om het huidige werkende systeem te visualiseren. En omdat kaarten worden gebruikt om de werkstukken weer te geven die van links naar rechts (of stroomafwaarts) stromen, wordt de associatie gemaakt dat de kaarten Kanbans zijn. Zij zijn niet!!!

Het is een populaire misvatting dat Kanban (dwz de Kanban-methode) plakbriefjes op een muur plaatst en ze in kolommen zoals To Do, Doing en Done plaatst. Hé presto, een Kanban-bord. Maar er is meer aan de hand dan dat.

De Kanban-methode is geïnspireerd op Kanban-systemen (systemen waarbij stroomopwaartse treksignalen optreden), zoals te zien bij Toyota en de Palace Gardens. Zoals hierboven uitgelegd, beschermen deze stroomopwaartse Pull-signalen het systeem (het team, de organisatie, enz…) tegen overbelasting.

Om met de Kanban-methode een Kanban-systeem te hebben, moeten er stroomopwaarts Pull-signalen in omloop zijn. Dit kan alleen worden bereikt door het aantal Kanban-signalen in omloop te beperken.

Dit kan het best worden beschreven in de onderstaande afbeelding. Als Item 2 uit Fase C naar Klaar wordt getrokken, laat het een lege positie achter, een gat in het bord, dat kan worden opgevuld door Item 5 dat uit de eerdere Fase B stroomt. Dat laat op zijn beurt weer een lege positie achter in Fase A die kan worden opgevuld door Item 11 dat uit de Ideeënkolom in het systeem wordt getrokken.

Deze lege positie die stroomopwaarts beweegt, is eigenlijk de Kanban. Het is een stroomopwaarts Pull-signaal dat aangeeft dat de huidige fase een nieuw item kan nemen (of Pull). En deze stroomopwaartse Pull-signalen kunnen alleen worden gegeven als het systeem een beperkt aantal vrije plaatsen heeft. In dit voorbeeld kunnen er in totaal maar 8 items tegelijk op het systeem staan. In een Kanban-systeem noemen we deze limieten WIP-limieten.

Hier ligt dus de verwarring. De Kanban Methode gebruikt Kanban Systemen om kenniswerk te beheren, wat het systeem beschermt tegen overbelasting. Er zijn veel redenen waarom het een goed idee is om het systeem tegen overbelasting te beschermen, maar daarover een andere keer meer.

In wezen zijn er dus drie definities van Kanban. Het Japanse woord (zelfstandig naamwoord) betekent een signaalkaart. Kanban Systems, waarbij Kanbans (stroomopwaartse treksignalen in omloop zijn), en tot slot De Kanban Methode. De managementmethode voor het beheren van kenniswerk is het gebruik van Kanban-systemen om onder andere overbelasting te voorkomen.