A Kanban Board is a visual tool used in Agile project management which gives an overview of the work. It’s a key element to the Kanban method (which you can read more about hier), omdat het handig is voor het beheren van de workflow en het maximaliseren van de efficiëntie. Kanbanborden gebruiken kaarten en kolommen om de taken en processen visueel weer te geven, naast continue verbetering om teams te helpen zich aan de juiste hoeveelheid werk te houden.
De belangrijkste elementen van kanbanborden
Laten we eerst eens kijken hoe een Kanban-bord precies werkt om het beter te begrijpen.
De verticale kolommen op het bord vertegenwoordigen de stappen in het proces, waaronder "To Do", "Doing" en "Klaar". Elke taak moet achtereenvolgens door het bord worden verplaatst van links ("To Do") naar rechts ("Klaar"). Dit is natuurlijk een vereenvoudigd voorbeeld en in de praktijk zullen er waarschijnlijk meerdere subcategorieën zijn om het werk te verdelen. "Ontwikkelen", "Test" en "Launch" kunnen bijvoorbeeld allemaal subcategorieën zijn van "Doen". Teams kunnen de kolommen aanpassen aan de projectvereisten.
Kanban-kaarten worden gebruikt om elk werkstuk weer te geven. Zoals vermeld, bewegen kaarten door de kolommen terwijl ze het proces en de werkstroom volgen. Op de voorkant van elke kaart staan korte details over het item, zodat het team in één oogopslag precies weet wat het is. Op de kaart staat meer informatie over het specifieke werkstuk en de vereisten. Hoe dit eruit ziet, zal enigszins variëren, afhankelijk van of een fysiek of online bord wordt gebruikt, waar we later meer in detail op in zullen gaan.
Fysieke versus online borden
Er zijn twee opties als het gaat om Kanban-borden: fysieke of online borden. Het type bord dat wordt gebruikt, kan afhangen van hoe het team werkt en hun individuele vereisten. Hier is een eenvoudig overzicht van fysieke versus online borden:
Fysieke borden
Zoals de naam al doet vermoeden, zijn dit fysieke borden die meestal op een whiteboard of schoolbord worden gemaakt. Teams plaatsen plaknotities op het bord die vervolgens handmatig door de kolommen worden verplaatst om de voortgang visueel weer te geven.
Met de toenemende prevalentie van werken op afstand is dit bord misschien minder populair omdat het alleen effectief kan worden gebruikt als het team fysiek aanwezig kan zijn. Als het team echter allemaal op één plek zit, kunnen fysieke borden een fantastische manier zijn om op een boeiende manier te communiceren.
Digitale borden
Digitale borden zijn het online alternatief en meestal de populairdere keuze van de twee. Er zijn verschillende software en platforms om een digitaal bord te maken, van eenvoudig en gebruiksvriendelijk Trello tot krachtigere tools zoals Jira Software. Ook hier hangt de keuze van de juiste software af van de complexiteit van het project en de behoeften van het team.
Door een digitaal bord te gebruiken, kan het team nog steeds samenwerken zonder fysiek op dezelfde plek te zijn.
Waarom een Kanban-bord gebruiken?
Het gebruik van Kanban-borden heeft verschillende voordelen. Een goed geïmplementeerd bord helpt het team te begrijpen waar hun tijd aan wordt besteed en helpt de efficiëntie te verbeteren. Met name online tools bieden trackinggegevens die worden gebruikt om probleemgebieden gemakkelijk te identificeren, wat belangrijk is om te helpen bij het ontwikkelen van oplossingen en om flexibel te blijven.
Enkele van de belangrijkste voordelen van het gebruik van het Kanban-systeem zijn:
- Flexibiliteit: Er zijn geen vaste faseduur en de prioriteiten kunnen voortdurend opnieuw worden beoordeeld op basis van de meest recente informatie.
- Nadruk op continue levering: Door gedurende het hele project continu kleine werkeenheden af te leveren, zorgt u ervoor dat ze precies leveren wat de klant wil.
- Helpt de efficiëntie te verhogen: Door transparantie en inzicht in waar de tijd aan wordt besteed.
- Helpt de productiviteit te verhogen: Net als efficiëntie helpt het Kanban-bord de productiviteit op vele manieren te verhogen, waaronder een beter begrip van taken en eventuele probleemgebieden.
- Vermindering van verspilde tijd: Verhoging van efficiëntie en productiviteit resulteert ook in een vermindering van verspilde tijd of verspild werk.
- Verbeterd vermogen om te focussen: Het team hoeft zich nooit af te vragen waar hun focus moet liggen, zoals het Kanban-bord dit duidelijk maakt. Het helpt ook om een gedeeld inzicht te krijgen in de prioritering van taken.
Samenvatting
Samenvattend kan het implementeren van een Kanban Board als tool teams helpen om bestaande processen te definiëren en in kaart te brengen. Dit kan veel voordelen opleveren, van het helpen van teams om efficiënt te werken tot het leveren van een kwaliteitsproduct aan de klant. Om aan de slag te gaan met Kanban is het belangrijk om eerst:
- Begrijp de huidige processen volledig.
- Wees toegewijd aan het continu verbeteren.
- Stimuleer daden van leiderschap op elk niveau.
If you would like to find out more about Kanban Boards and systems take a closer look at one of our upcoming courses here.
