Questi 3 significati creano confusione perché spesso vengono scambiati o completamente fraintesi.

Kanban - un sostantivo giapponese

In primo luogo, c'è la parola Kanban. Si tratta di una parola giapponese (un sostantivo) che si traduce vagamente in "carta segnale" o "cartello". In sostanza, la parola è usata per descrivere un segno fisico che trasmette alcune informazioni. La parola è presente nel lessico giapponese da molto tempo, ben prima che la Toyota iniziasse ad adottarla per descrivere i sistemi di pull just-in-time sviluppati come parte del proprio processo produttivo. Questo porta alla seconda definizione...

Kanban, ovvero un sistema Kanban

I sistemi Kanban sono stati sviluppati per la prima volta da Taiichi Ohno, ingegnere industriale della Toyota, negli anni Cinquanta. Dopo un viaggio negli Stati Uniti, l'ingegnere fu ispirato dal modo in cui i supermercati potevano ordinare scorte sufficienti a rifornire i prodotti acquistati dai clienti, riducendo così al minimo l'eccesso di scorte.  

Negli anni Cinquanta, Toyota era in concorrenza con le grandi aziende statunitensi Ford e General Motors. Queste organizzazioni ben consolidate e ricche potevano permettersi di avere un eccesso di scorte in magazzino. La Toyota, invece, non poteva! Doveva trovare un modo per mantenere un flusso costante di scorte che arrivassero proprio nel momento in cui erano necessarie, riducendo così la necessità di avere costose scorte inutilizzate nei magazzini. 

Ciò è stato possibile grazie alla presenza di una scheda fisica all'interno di una scatola di pezzi. Quando i pezzi vengono consumati e la scatola è quasi vuota, la scheda viene inviata "a monte" al fornitore. Sulla scheda è scritto un ordine per un'altra scatola di pezzi. Questa scatola viene consegnata proprio quando la vecchia diventa vuota, rifornendo così la scatola di pezzi "just-in-time".

Naturalmente, in giapponese, una scheda fisica che trasmette alcune informazioni è nota come Kanban, e così sono nati i sistemi Kanban. Ma c'è di più.  

Quando il cartoncino viaggia "a monte" nel processo di produzione, è in realtà un segnale "di richiamo" che indica che la parte a valle del sistema è pronta per altri articoli. Quindi, in un sistema Kanban, il segnale di richiamo a monte è il Kanban - NON è l'articolo che scorre a valle!!!

Pertanto, un sistema Kanban è un sistema in cui circolano i Kanban (segnali di richiamo). E si dà il caso che i sistemi Kanban siano utilizzati più spesso di quanto si possa pensare.

Uno dei grandi vantaggi di un sistema Kanban è che protegge l'entità che emette il segnale Pull dal sovraccarico. Immaginiamo di nuovo il nostro processo di produzione e la sua scatola di pezzi. Immaginate che invece di una scatola ne arrivino venti. La stazione che consuma i pezzi sarebbe "sovraccaricata" da un eccesso di scatole di pezzi. In questo esempio potrebbe non essere un problema, ma ci sono altre situazioni in cui il sovraccarico è un problema.

I Giardini del Palazzo di Tokyo ne sono un esempio. Si tratta di un giardino ornamentale cinto da mura, molto apprezzato dai visitatori. Tuttavia, in primavera, la fioritura dei ciliegi attira più visitatori di quanti ne possa ospitare il giardino. Se tutti questi visitatori fossero ammessi nel giardino, causerebbero danni eccessivi e non sarebbe un'esperienza piacevole. Per evitare che il giardino (il sistema) sia sovraccaricato di visitatori, è stato adottato un semplice sistema. Quando i visitatori arrivano, prendono una tessera da una pila di carte che si trova al cancello d'ingresso. Il numero di tessere disponibili corrisponde al numero di visitatori che il giardino può ospitare comodamente. Una volta prese tutte le tessere, non è più possibile entrare nel giardino fino a quando un visitatore entusiasta non cede una tessera.

Per questo motivo abbiamo un sistema Kanban. Il sistema protetto dal sovraccarico è il giardino. I cartellini sono dei Kanban perché sono un segnale che indica che il giardino può accogliere più persone.

Il metodo Kanban

Infine, la terza definizione di Kanban è Il Metodo Kanban - il metodo "agile" utilizzato per gestire il lavoro della conoscenza. È il metodo che viene paragonato a Scrum e spesso (ed erroneamente) visto come un'alternativa!

Il Metodo Kanban utilizza modelli visivi, spesso rappresentati come schede (ma non sempre), per visualizzare il sistema di lavoro corrente. E poiché si usano delle schede per rappresentare gli elementi di lavoro che scorrono da sinistra a destra (o a valle), si fa l'associazione che le schede siano dei Kanban. Non è così!!!

È un malinteso popolare che il Kanban (cioè il Metodo Kanban) consista nell'appendere note adesive a una parete e nel disporle in colonne come To Do, Doing e Done. E subito, una lavagna Kanban. Ma c'è molto di più.

Il Metodo Kanban si ispira ai sistemi Kanban (sistemi in cui si verificano segnali Pull a monte), come quelli visti alla Toyota e ai Palace Gardens. Come spiegato in precedenza, questi segnali Pull a monte proteggono il sistema (il team, l'organizzazione, ecc.) dal sovraccarico.

Affinché il Metodo Kanban abbia un sistema Kanban, è necessario che a monte ci siano dei segnali Pull in circolazione. Questo si può ottenere solo limitando il numero di Kanban in circolazione.

La descrizione migliore è quella dell'immagine seguente. Quando l'elemento 2 viene portato dalla Fase C a Done, lascia una posizione vacante, un buco nella scheda, che può essere riempito dall'elemento 5 che fluisce dalla precedente Fase B. Questo, a sua volta, lascia un'altra posizione vacante nella Fase A che può essere riempita dall'elemento 11 che viene portato nel sistema dalla colonna Idee.

Questa posizione libera che si sposta a monte è in realtà il Kanban. Si tratta di un segnale di Pull a monte che indica che la fase corrente può accogliere (o Pull) un nuovo articolo. Questi segnali di Pull a monte possono essere ottenuti solo se il sistema ha una quantità limitata di slot liberi. In questo esempio, un totale di 8 articoli può essere presente nel sistema in qualsiasi momento. In un sistema Kanban, questi limiti vengono chiamati limiti WIP.

Ecco dove sta la confusione. Il Metodo Kanban utilizza i sistemi Kanban per gestire il lavoro di conoscenza, proteggendo il sistema dal sovraccarico. Ci sono molte ragioni per cui proteggere il sistema dal sovraccarico è una buona idea, ma ne parleremo un'altra volta.

In sostanza, le definizioni di Kanban sono tre. La parola giapponese (sostantivo) indica una scheda di segnalazione. I sistemi Kanban, in cui circolano i Kanban (segnali a monte), e infine il metodo Kanban. Il metodo di gestione del lavoro di conoscenza si basa sull'uso di sistemi Kanban per proteggere dal sovraccarico, tra le altre cose.