La lavagna Kanban è uno strumento visivo utilizzato nella gestione dei progetti Agile che fornisce una panoramica del lavoro. È un elemento chiave del metodo Kanban (di cui si può leggere di più qui), perché è utile per gestire il flusso di lavoro e massimizzare l'efficienza. Le schede Kanban utilizzano schede e colonne per rappresentare visivamente le attività e i processi, oltre al miglioramento continuo per aiutare i team a impegnarsi nella giusta quantità di lavoro.
Gli elementi chiave delle schede Kanban
Innanzitutto, per capire meglio come funziona una lavagna Kanban, diamo un'occhiata a come funziona esattamente.
Le colonne verticali sulla lavagna rappresentano le fasi del processo: "Da fare", "Da fare" e "Fatto". Ogni compito dovrebbe muoversi in sequenza sulla lavagna, da sinistra ("Da fare") a destra ("Fatto"). Naturalmente questo è un esempio semplificato e nella pratica è probabile che ci siano diverse sottocategorie per suddividere il lavoro. Ad esempio, "Sviluppare", "Testare" e "Lanciare" potrebbero essere tutte sottocategorie di "Fare". I team possono adattare le colonne a seconda dei requisiti del progetto.
Le carte Kanban sono utilizzate per rappresentare ogni elemento del lavoro. Come già detto, i cartoncini si muovono attraverso le colonne seguendo il processo e il flusso del lavoro. La parte anteriore di ogni scheda contiene brevi dettagli sull'elemento, in modo che il team sappia esattamente di cosa si tratta a colpo d'occhio. All'interno della scheda si trovano dettagli più approfonditi sulla specifica voce di lavoro e sui suoi requisiti. L'aspetto di questa scheda varia leggermente a seconda che si utilizzi una scheda fisica o online, come vedremo in dettaglio più avanti.
Schede fisiche e schede online
Esistono due opzioni per quanto riguarda le lavagne Kanban: quelle fisiche o quelle online. Il tipo di scheda utilizzata può dipendere dal modo in cui il team lavora e dalle sue esigenze individuali. Ecco una semplice ripartizione delle schede fisiche e di quelle online:
Schede fisiche
Come suggerisce il nome, si tratta di lavagne fisiche create solitamente su una lavagna bianca o nera. I team inseriscono sulla lavagna delle note adesive che vengono poi spostate manualmente nelle colonne per rappresentare visivamente i progressi.
Con la crescente diffusione del lavoro a distanza, questa lavagna potrebbe essere meno popolare, in quanto può essere utilizzata efficacemente solo se il team è fisicamente presente. Tuttavia, se il team si trova in un unico luogo, le lavagne fisiche possono essere un modo fantastico per comunicare in modo coinvolgente.
Schede digitali
Le lavagne digitali sono l'alternativa online e di solito la scelta più popolare tra le due. Esistono diversi software e piattaforme per creare una lavagna digitale, da Trello, semplice e facile da usare, fino a strumenti più potenti come il software Jira. Anche in questo caso, la scelta del software giusto dipende dalla complessità del progetto e dalle esigenze del team.
L'utilizzo di una lavagna digitale consente al team di lavorare in modo collaborativo anche senza essere fisicamente nello stesso luogo.
Perché usare una lavagna Kanban?
L'uso delle tavole Kanban presenta diversi vantaggi. Una scheda ben implementata aiuta il team a capire dove viene speso il tempo e contribuisce a migliorare l'efficienza. Gli strumenti online, in particolare, forniscono dati di tracciamento utilizzati per identificare facilmente eventuali aree problematiche, il che è importante per aiutare a sviluppare soluzioni e a rimanere agile.
Tra i principali vantaggi dell'utilizzo del sistema Kanban vi sono:
- Flessibilità: Non ci sono durate determinate delle fasi e le priorità possono essere costantemente rivalutate in base alle informazioni più recenti.
- Enfasi sulla consegna continua: La consegna di piccole unità di lavoro in modo continuativo nel corso del progetto aiuta a garantire che vengano fornite esattamente le richieste del cliente.
- Contribuisce ad aumentare l'efficienza: Attraverso la trasparenza e la comprensione di dove viene speso il tempo.
- Contribuisce ad aumentare la produttività: Analogamente all'efficienza, la lavagna Kanban aiuta ad aumentare la produttività in molti modi, tra cui una migliore comprensione dei compiti e delle eventuali aree problematiche.
- Riduzione delle perdite di tempo: L'aumento dell'efficienza e della produttività si traduce anche in una riduzione degli sprechi di tempo o di lavoro.
- Miglioramento della capacità di concentrazione: Il team non deve mai chiedersi dove concentrarsi, perché la Kanban Board lo rende chiaro. Inoltre, contribuisce a fornire una comprensione condivisa della priorità dei compiti.
Sintesi
In sintesi, l'implementazione di una Kanban Board come strumento può aiutare i team a definire e mappare i processi esistenti. Questo può fornire molti vantaggi, dall'aiutare i team a lavorare in modo efficiente alla consegna di un prodotto di qualità al cliente. Per iniziare a lavorare con Kanban è importante innanzitutto:
- Comprendere a fondo i processi attuali.
- Impegnarsi a migliorare continuamente.
- Incoraggiare gli atti di leadership a tutti i livelli.
Se desiderate saperne di più sulle schede e sui sistemi Kanban, date un'occhiata più da vicino ad uno dei nostri i prossimi corsi qui.
