Agile transformatie bij LEGO Business Technology

Invoering

De LEGO Groep, een familiebedrijf dat bekend staat om zijn LEGO-bouwsysteem, is wereldwijd aanwezig met productielocaties en kantoren over de hele wereld. De kernwaarden van het bedrijf zijn gericht op verbeeldingskracht, creativiteit, plezier, leren, zorgzaamheid en kwaliteit, en het streeft ernaar de toekomst van spelen uit te vinden. Om te kunnen gedijen in een steeds veranderende wereld, heeft LEGO een Agile-transformatie geïnitieerd in de Business Technology-afdelingen, onder leiding van de senior vice-president van corporate IT, Henrik Amsinck.

Achtergrond

De basis voor LEGO's Agile-transformatie begon een paar jaar eerder met succesvolle Agile pilots, geïnitieerd door een groep digitale projectmanagers van het digitale marketingteam. Onder de indruk van het Agile Manifesto en ervaringen van andere bedrijven voerden zij deze pilots uit met de Scrum methode binnen het bestaande Stage-Gate projectmodel. Deze pilots leverden veelbelovende resultaten op, met een grotere motivatie, een snellere oplevering en een grotere betrokkenheid van de eindgebruikers, waardoor de weg werd vrijgemaakt voor een bredere transformatie.

Voorbereiden op transformatie

Voortbouwend op de positieve ervaringen besloot de senior vice-president van corporate IT, Henrik Amsinck, om vooruitgang te boeken met de Agile-transformatie in twee grote afdelingen met wereldwijd meer dan 500 medewerkers. Het bedrijf kondigde de transformatie ruim van tevoren aan, zodat werknemers en leiders voldoende tijd kregen om de veranderingen te begrijpen en zich eraan aan te passen. Om het succes van de transformatie te garanderen, zocht het leiderschapsteam externe hulp en schakelde het de expertise in van Bent Myllerup en zijn team van Agile-coaches om te helpen bij het traject.

Het Agile Transformatieteam

Het Agile Transformatieteam speelde een centrale rol bij het orkestreren van het transformatieproces. Het team bestond uit drie personen en werkte samen met externe experts, die een schat aan ervaring en kennis van praktische toepassing van de Agile principes meebrachten. Geïnspireerd door de open source veranderingstheorie van CEB, legde de transformatiebenadering de nadruk op aanmoediging in plaats van aansturing, met de nadruk op het beschikbaar stellen van Agile Coaches en het empoweren van leiders om de verandering effectief te ondersteunen.

Organisatorische transformatie

De Agile transformatie vereiste aanzienlijke veranderingen in de organisatiestructuur, het bedrijfsmodel en de governance van het bedrijf. De organisatie verschoof van functionele torens naar cross-functionele product teams en adopteerde modellen voor continue levering in plaats van traditionele waterval processen. Productteams kregen de volledige verantwoordelijkheid voor de uitvoering en het financieringsmodel werd gewijzigd om in lijn te komen met de Agile principes. Het beloningssysteem werd herzien om teamsamenwerking te stimuleren en het leveren van waarde boven individuele prestaties te stellen.

Geen uitgebreide processen of handleidingen

Een essentieel aspect van LEGO's Agile transformatie was de afwezigheid van zware processen en handleidingen. In plaats van rigide richtlijnen op te leggen, omarmde het bedrijf een cultuur van zelfontdekking en verkenning. Er bestond geen ‘boek der waarheid’ of uitgebreide handleidingen die dicteerden hoe je Agile moest zijn bij LEGO. Teams werden aangemoedigd om Agile-principes en -waarden te verkennen via LEGO Serious Play, trainingen, coaching en voortdurende communicatie via het interne sociale-mediaplatform. Hierdoor konden teams Agile-methoden vinden die het beste bij hun unieke context pasten, waardoor een gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid bij de Agile-praktijken die zij hanteerden werd bevorderd.

Vooruitgang in de richting van transformatie

Eind 2018 had de Agile-transformatie bij LEGO al opmerkelijke vooruitgang laten zien. De motivatie en tevredenheid van medewerkers binnen de digitale afdelingen vertoonden een aanzienlijke stijging, wat wijst op een succesvolle lancering van de Agile-transformatie. Early adopters van Agile-werkwijzen, begeleid door het transformatieteam, demonstreerden een verbeterde snelheid van waardelevering en talloze succesverhalen, zoals het creëren van pop-upwinkels, het ontwikkelen van financiële producten in slechts twee sprints, het verbinden van productiemachines met IoT en het hervormen van het aanbod ketenplanning.

Uitdagingen en Obstakels

Ondanks de onmiskenbare successen kende de Agile transformatie uitdagingen. Sommige teams hadden moeite om Agile werkwijze volledig te omarmen, vooral die met uiteenlopende individuele verantwoordelijkheden. Om deze hindernissen te overwinnen, concentreerden de Agile Coaches zich op het vergroten van het bewustzijn, het bieden van voortdurende coaching en het ondersteunen van zelforganisatie binnen de teams.

Bestuurlijke implicaties

De Agile transformatie van LEGO heeft waardevolle inzichten opgeleverd voor managers die de adoptie van Agile in hun organisaties overwegen. De belangrijkste implicaties waren onder meer het omarmen van Agile waarden, het investeren in Agile leiderschapstraining en -coaching, en het vinden van de juiste balans tussen Agile toepassen en gebieden waar traditionele benaderingen nog steeds effectief kunnen zijn.

Conclusie

Naarmate het Agile transformatietraject bij LEGO voortduurt, raken steeds meer delen van het bedrijf geïnteresseerd in Agile werkwijzen. Het externe Agile Transformation Team, onder leiding van Bent Myllerup, heeft een cruciale rol gespeeld bij het begeleiden van de transformatie en het bevorderen van een culturele verschuiving. Samen blijven ze Agile pilots inspireren op verschillende gebieden binnen het bedrijf. Ondanks voortdurende uitdagingen blijft de focus liggen op het handhaven van Agile principes en waarden om voortdurende verbetering te stimuleren en waarde te leveren in een steeds veranderende digitale wereld.

(Opmerking: de tekst van deze case study is gebaseerd op het artikel: “Agile transformatie bij LEGO Group" door Anita Friis Zomer. Mede-oprichter van Better Change, Bent Myllerup, leverde in 2009 zijn eerste Agile coachingdiensten aan LEGO en sindsdien heeft hij LEGO gediend door onder verschillende merken te opereren. Hij leidde deze transformatie vanaf de kant van de leverancier.)