Når man taler om Kanban, er der faktisk tre definitioner. Dette skaber forvirring, da de tre betydninger ofte ombyttes eller misforstås fuldstændigt.

Kanban - et japansk navneord

For det første er der ordet Kanban. Det er et japansk ord (et substantiv), som løst kan oversættes til "signalkort" eller "vejviser". I bund og grund bruges ordet til at beskrive et fysisk tegn, som formidler noget information. Ordet har eksisteret i det japanske leksikon i lang tid, længe før Toyota begyndte at bruge det til at beskrive de just-in-time pull-systemer, de udviklede som en del af deres produktionsproces. Det fører til den anden definition...

Kanban, hvilket betyder et Kanban-system

Kanban Systems blev først udviklet af Taiichi Ohno, en industriingeniør hos Toyota, helt tilbage i 1950'erne. Efter en rejse til USA blev han inspireret af, hvordan supermarkeder kunne bestille lige nok lager til at genopbygge de varer, som kunderne havde købt, og derved holde et overudbud af lager på et minimum.  

I 1950'erne konkurrerede Toyota med de store amerikanske virksomheder Ford og General Motors. Disse veletablerede og velhavende organisationer havde råd til at have et overudbud af varer på lager. Men det kunne Toyota ikke! De var nødt til at finde en måde at opretholde en jævn strøm af varer, som ankommer lige på det tidspunkt, hvor der er brug for dem, og dermed reducere behovet for dyre, ubrugte varer på lageret. 

Dette blev opnået ved at have et fysisk kort placeret i en kasse med dele. Efterhånden som delene er forbrugt, og æsken bliver tæt på tom, sendes kortet "opstrøms" til leverandøren. På kortet står en ordre på endnu en kasse med dele. Denne kasse bliver så leveret, lige som den gamle kasse bliver tom, og fylder derfor æsken med dele "just-in-time".

På japansk er et fysisk kort, der formidler nogle oplysninger, naturligvis kendt som en Kanban, og derfor blev Kanban Systems født. Men der er mere i det end det.  

Når kortet bevæger sig "opstrøms" i produktionsprocessen, er det faktisk et "pull"-signal, der indikerer, at den nedstrøms del af systemet nu er klar til flere varer. Så i et Kanban-system er det opstrøms pull-signal Kanban - det er IKKE varen, der flyder nedstrøms!!!

Derfor er et Kanban System et system, hvor Kanbans (træksignaler) er i omløb. Og det sker, at Kanban-systemer bruges oftere, end vi måske tror.

En af de store fordele ved et Kanban-system er, at det beskytter den enhed, der udsender Pull-signalet, mod overbelastning. Forestil dig vores fremstillingsproces igen og dens kasse med dele. Forestil dig, at der i stedet for én kasse ankommer tyve i stedet. Stationen, der bruger delene, ville blive "overbebyrdet" med for mange kasser med dele. Det er måske ikke så slemt i dette eksempel, men der er andre situationer, hvor overbelastningen er et problem.

Palace Gardens i Tokyo er sådan et eksempel. Det er en indhegnet prydhave, som er populær blandt besøgende. Men om foråret tiltrækker kirsebærblomstringen flere besøgende, end haven kan rumme. Hvis alle disse besøgende blev lukket ind i haven, ville det forårsage store skader og ikke være en behagelig oplevelse. For at forhindre, at haven (systemet) får for mange besøgende (overbelastning), er der indført et simpelt system. Når besøgende ankommer, tager de et kort fra en stak kort, der ligger ved indgangsporten. Antallet af tilgængelige kort svarer til det antal besøgende, som haven kan rumme. Når alle kort er taget, kan der ikke komme flere besøgende ind i haven, før en spændende besøgende afgiver et kort.

Derfor har vi et Kanban-system på plads. Det system, der beskyttes mod overbelastning, er haven. Kortene er Kanbans, fordi de er et Pull-signal, der indikerer, at haven kan tage flere mennesker.

Kanban-metoden

Endelig er den 3. definition af Kanban Kanban-metoden - "agile"-metoden, der bruges til at styre vidensarbejde. Det er den metode, der sammenlignes med Scrum og ofte (og fejlagtigt) ses som et alternativ!

Kanban-metoden bruger visuelle modeller, ofte afbildet som tavler (men ikke altid), til at visualisere det nuværende arbejdssystem. Og fordi kort bruges til at skildre de arbejdsgenstande, der flyder fra venstre mod højre (eller nedstrøms), er det forbundet, at kortene er Kanbans. De er ikke!!!

Det er en populær misforståelse, at Kanban (dvs. Kanban-metoden) placerer sedler på en væg og placerer dem i kolonner som To Doing, Doing og Done. Hej presto, en Kanban bestyrelse. Men der er mere i det end det.

Kanban-metoden var inspireret af Kanban Systems (systemer, hvor opstrøms træksignaler forekommer), som det ses hos Toyota og Palace Gardens. Som forklaret ovenfor beskytter disse upstream Pull-signaler systemet (teamet, organisationen osv.) mod overbelastning.

For at The Kanban Method kan have et Kanban-system på plads, skal der være opstrøms Pull-signaler i omløb. Det kan kun opnås ved at begrænse antallet af Kanbans i omløb.

Det kan bedst beskrives med billedet nedenfor. Når et emne 2 trækkes fra fase C til Done, efterlader det en ledig position, et hul i tavlen, som kan udfyldes af emne 5, der flyder fra den tidligere fase B. Det efterlader igen en anden ledig position i fase A, som kan udfyldes af emne 11, der trækkes ind i systemet fra Ideas-kolonnen.

Denne ledige position, som bevæger sig opstrøms, er faktisk Kanban. Det er et opstrøms Pull-signal, der indikerer, at den aktuelle fase kan tage (eller trække) en ny vare. Og disse opstrøms Pull-signaler kan kun opnås, hvis systemet har et begrænset antal ledige pladser. I dette eksempel kan der kun være i alt 8 varer på systemet ad gangen. I Kanban-systemet kalder vi disse grænser for WIP-grænser.

Så det er her, forvirringen ligger. Kanban-metoden bruger Kanban-systemer til at styre vidensarbejde, som beskytter systemet mod overbelastning. Der er mange grunde til, at det er en god idé at beskytte systemet mod overbelastning, men mere om det en anden gang.

Så i det væsentlige er der tre definitioner, når der refereres til Kanban. Det japanske ord (substantiv) betyder et signalkort. Kanban Systems, hvor Kanbans (opstrøms Pull-signaler er i omløb), og endelig Kanban-metoden. Ledelsesmetoden til styring af viden arbejde ved at bruge Kanban Systems til blandt andet at beskytte mod overbelastning.